Canadian Tire optimise la planification stratégique de ses investissements de portefeuille grâce à Planview

Pour Canadian Tire, l'objectif était double : gagner en agilité et améliorer sa prise de décision en matière d'investissement de portefeuille. Mais pour ce faire, l'organisation devait surmonter un certain nombre d'obstacles dont l'absence d'un système unique de gestion de portefeuilles, l'hétérogénéité de ses processus et la répartition de ses données sur des feuilles de calcul disparates. C'est pourquoi le bureau de gestion de projets d'entreprise (EPMO) a élaboré une solution ambitieuse qui nécessitait des changements dans les processus, les opérations métiers et les technologies.

L'EPMO a mis en œuvre la gestion stratégique de portefeuilles avec Planview® Portfolios comme système centralisé de prise de décision en matière d'investissement. Grâce à un accès immédiat à des informations précises et à jour, Canadian Tire utilise Planview Portfolios pour sélectionner les investissements à plus fort impact pour l'entreprise, au regard de l'ensemble du portefeuille. Désormais en phase avec la réalisation en elle-même, cette nouvelle stratégie permet d'atteindre les objectifs de l'entreprise et de renforcer l'agilité organisationnelle.

Canadian Tire Corporation, Limited, est un groupe d'entreprises qui comprend une section retail, une division de services financiers et un fonds de placement immobilier. Son activité de retail est pilotée par Canadian Tire, qui a été fondée en 1922. Party City, PartSource et Gas+ sont des éléments clés du réseau Canadian Tire. La société possède plus de 1 700 points de vente et stations-service au Canada et dans le monde entier par l'intermédiaire de la CTC et de ses concessionnaires, franchisés et détaillants en produits pétroliers locaux.

Canadian Tire a dû faire face à des demandes concurrentes de financement d'investissements dans un environnement marqué par des changements rapides et des perturbations. Face à l’accroissement de la demande et à la nécessité de revoir ses priorités, l'entreprise souhaitait réagir plus rapidement, en s'appuyant sur des données et des analyses pour montrer comment les changements proposés pourraient impacter les investissements en cours. L’un des facteurs clés à prendre en compte était de savoir où allouer au mieux les capitaux et les ressources entre leurs activités immobilières, l’IT, les opérations et la chaîne d'approvisionnement. Mais il manquait à l’entreprise un système global de prise de décision pour les investissements de portefeuille. Les différentes business units disposaient toutes de leurs propres processus pour choisir les investissements et géraient les projets via un ensemble de feuilles de calcul disparates.

"Nous ne pouvions plus nous permettre d'avoir différents comités pour approuver les financements dans différents domaines, avec des priorités et des seuils divergents", explique Teresa Prevoe, vice-présidente associée de l'EPMO chez Canadian Tire.

Face à un système décentralisé, l'EPMO peinait à suivre les progrès et la situation financière tout en veillant à ce que les investissements s’alignent sur la stratégie de l'entreprise. L'utilisation de feuilles de calcul s’avérait inefficace. Le temps pour l'équipe de consolider et d’harmoniser les données pour des projets tels que la planification annuelle, les informations étaient déjà obsolètes.

Teresa Prevoe et son équipe EPMO avaient besoin d'une solution SPM qui leur permette de développer un portefeuille d'investissement hiérarchisé, en phase avec la stratégie et le budget, afin de maximiser la valeur et l'impact du portefeuille stratégique de l'entreprise. Ainsi, Canadian Tire serait mieux à même d’atteindre ses objectifs clés et de minimiser les risques, tout en s'alignant sur l'orientation stratégique de l'entreprise. Pour faire de la SPM une réalité, l'équipe a alors défini cinq objectifs impliquant des changements dans les processus, les outils et les rapports de performance :

1. Nouveau processus – Développer un processus SPM unifié pour tous les types d'investissements stratégiques, en regroupant l'immobilier, les opérations et la chaîne d'approvisionnement en un seul processus sous une seule et même enseigne.
2. Propriété axée sur les résultats – Transférer tous les investissements en cours et prévus vers un modèle de propriété des investissements axé sur les résultats, qui encouragerait la responsabilité des dirigeants pour la réalisation des résultats associés à chaque investissement.
3. Évaluation – Mesurez la contribution prévue de chaque investissement par rapport au résultat visé, en quantifiant la valeur commerciale plutôt que les résultats.
4. Hiérarchie d'investissement bien définie – Établir une hiérarchie stratégique pour formuler clairement les stratégies d'entreprise et les résultats souhaités.
5. Système d'enregistrement unique – Mettre en œuvre une solution centralisée pour aider l'équipe à relier la stratégie à la réalisation et à prendre des décisions cohérentes et éclairées.

Pour gérer le portefeuille stratégique, l'EPMO a choisi Planview® Portfolios comme système d'enregistrement.

"Planview® nous offre le système d'enregistrement unifié dont nous avions besoin pour intégrer l'immobilier et la chaîne d'approvisionnement au système qui incluait déjà les opérations IT", rapporte Teresa Prevoe. "Nous avons commencé à former les utilisateurs de toute l'organisation à l'utilisation de Planview comme système d'enregistrement pour la gestion des investissements et des prévisions."

L'EPMO s’est également lancé dans l’importation aux portefeuilles Planview de plus de 1 000 projets et des investissements en cours et planifiés pour les cinq années à venir. L’entreprise dispose ainsi d’une vue d'ensemble sur la planification des investissements.

L'EPMO a formé plus de 700 employés à l'utilisation de Planview, dont près de 50 membres de l'équipe dirigeante. Selon Teresa Prevoe, ce haut niveau de gestion et d’engagement des parties prenantes porte ses fruits. Jusqu'à présent, l'entreprise en tire sept avantages clés :

• Alignement stratégique – Les portefeuilles d'investissement de Canadian Tire alignent les dépenses d'investissement sur les priorités stratégiques, avec un processus homogène d'identification, de priorisation, d'approbation et de suivi des initiatives. L'équipe dirigeante et l'EPMO peuvent ainsi ajuster les financements et les priorités en fonction des besoins.
• Gains d'efficacité – Planview Portfolios offre une plateforme de planification et de suivi des investissements commune à toute l'entreprise. Le fait de disposer d'une source unique pour les prévisions a permis d'éliminer le suivi manuel des dépenses réelles et la modification des prévisions. Désormais affranchies de feuilles de calcul, les équipes ont des discussions productives sur les choix d'investissement plutôt qu'un débat où elles tentent de s’accorder sur les données.

"Planview rassemble tous nos chiffres et indicateurs en une seule et même plateforme", explique Teresa Prevoe. "Elle nous permet d'analyser ces données par enseigne, business unit, CAPEX et OPEX, et plein d'autres d'attributs.".

• Attention portée aux résultats – Canadian Tire contrôle ses résultats en réalisant des produits qui génèrent de la valeur pour l'entreprise. Le réalignement de la propriété des portefeuilles a permis de renforcer la responsabilité des parties prenantes, avec des dirigeants engagés qui peuvent désormais voir les progrès en temps réel.
• Comparabilité – Canadian Tire peut comparer objectivement les opportunités d'investissement dans l'immobilier et la chaîne d'approvisionnement, par exemple à l'aide de la planification de scénarios permise par Planview et une analyse coûts-avantages interne normalisée.

''Nous sommes capables de faire des compromis au sein de nos portefeuilles et entre eux pour optimiser les impacts et utiliser notre capital avec une efficacité maximale'', explique la Vice-présidente associée de l'EPMO. ''Nous pouvons mesurer nos risques financiers, notre rentabilité et mieux apprécier la pertinence de nos différents investissements.''

• Transparence – Canadian Tire a un accès immédiat à des données et analyses aussi précises que fiables pour prendre des décisions d'investissement éclairées, suivre les progrès réalisés, gérer les dépendances et apporter des changements. Les utilisateurs peuvent ainsi voir quels portefeuilles ont besoin de davantage de capital et comment réaffecter ces fonds entre les initiatives.
• Cohérence – Des processus cohérents et une gouvernance normalisée pour tous les types d'investissements permettent d'établir des priorités en phase avec la stratégie.
• Agilité – Canadian Tire planifie plus régulièrement et pivote rapidement en cas de besoin. Chaque mois, l'entreprise fait le point sur les processus qui fonctionnent, ceux qui ne fonctionnent pas et décide comment s'adapter au changement.

L'EPMO prévoit d'adopter plusieurs fonctionnalités avancées de Planview, notamment des visualisations, tableaux de bord et rapports interactifs qui permettent aux décideurs de comprendre et d'agir rapidement sur la base de données. Une autre priorité consiste à suivre le rendement des investissements et des bénéfices. L'entreprise souhaite également passer à des sessions de planification à moyen terme (Big Room Planning) et à l'établissement de priorités, certains groupes étant surchargés quand d'autres peuvent avoir de la capacité. Une meilleure connaissance des contraintes liées à la capacité des ressources permet de prendre des décisions plus rapidement pour réaffecter le personnel et les fonds. Les objectifs et les résultats clés (OKR) ainsi que la feuille de route sont également à l'ordre du jour afin de renforcer l'engagement à long terme pour parvenir aux résultats escomptés.